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09.04.2008 - Vorstandsarbeit im Verein leicht gemacht
Bild - Vorstandsarbeit im Verein leicht gemacht
Mit der DFBnet-Vereinsverwaltung greifen Sie als Vereinsmitarbeiter jederzeit und von jedem Ort passwort-geschützt auf ihre aktuellen Mitgliederdaten zu. Einzige Bedingung: ein Internet-Anschluss!

Ein Angebot des DFB
Er hält einen Stoß Papier in der Hand, wenn Joachim Uhl die aktuellen Mitgliederdaten aus der Geschäftsstelle seines Vereins bekommt. Anhand dieser Ausdrucke überarbeitet er seine eigene Übersicht – eine selbst angelegte Excel-Datei, die er aufwändig von Hand aktualisiert. Diese neueste Version schickt er dann per E-Mail an seine Vorstandskollegen. Ändert sich in deren Ressorts etwas, korrigieren sie die Datei und senden sie an Joachim Uhl und die anderen. Diese überschreiben dann die Dateien auf ihren Computern. Ein aufwändiges Verfahren.

Joachim Uhl ist Vorsitzender der Abteilung Fußball der SSG Langen in Hessen. Nur eines von vielen Beispielen, denn wie ihm geht es unzähligen der ca. 26.000 Vorsitzenden in deutschen Fußball-Clubs und -Abteilungen, von Schleswig-Holstein bis Bayern, von Nordrhein-Westfalen bis Sachsen: In Ermangelung eines vernünftigen Programms basteln sich alle ihre eigenen Lösungen für ihre Vereinsverwaltung. Und der nächste Vorstand fängt möglicherweise wieder von vorne an.

Dem will der Deutsche Fußball-Bund Abhilfe schaffen: mit der DFBnet-Vereinsverwaltung, die von DFB Medien, dem Softwarehaus des DFB, betreut wird. »Mit dieser Software erhalten die Vereine ein leistungsfähiges Werkzeug zur Organisation ihrer Aufgaben«, sagt DFB-Präsident Dr. Theo Zwanziger über das neue, seit Anfang Oktober zur Verfügung stehende Angebot. Gutscheine für die Registrierung liegen den DFB-Vereinspaketen bei, die über die 21 Landesverbände an sämtliche Fußball-Vereine und -Abteilungen in Deutschland – im Rahmen der Vereinsoffensive des DFB – verschickt wurden. Zwischen Fußbällen und Leibchen hat auch Joachim Uhl den Gutschein für die DFBnet-Vereinsverwaltung gefunden und die SSG Langen registriert. Die Vollversion ist seit Anfang Oktober in Betrieb – doch auch schon die zuvor zum Testen angebotene Demo-Version hat ihn überzeugt. Wichtigster Vorteil für ihn: Die Daten liegen auf dem Großrechner im Rechenzentrum des Deutschen Fußballs und jeder seiner Vorstandskollegen kann sich jederzeit von zu Hause mit seinem persönlichen Passwort einwählen und den Bestand aktualisieren. Einzige Voraussetzung: ein Internetzugang. »So hat jeder immer Zugriff auf die neuesten Mitgliederlisten und -daten.«

Vorteile und Datensicherheit
Mit der Datenverwaltung im Rechenzentrum des Deutschen Fußballs verbindet sich ein weiterer Vorteil: Anders als die bekannten Programme wie SPG-Verein und Winner, ist die DFBnet-Vereinsverwaltung immer auf dem neuesten Stand, Programmaktualisierungen werden automatisch eingespielt. Dafür sorgen die Spezialisten im DFB-Rechenzentrum. Sie bieten außerdem ein größtmögliches Maß an Datenschutz und Betriebssicherheit. »Bei uns sind die Daten wesentlich sicherer aufgehoben, als auf dem Computer des Schatzmeisters oder Vorsitzenden«, so Kurt Gärtner, Geschäftsführer der DFB Medien. Ein Höchstmaß an Datensicherheit wird gewährleistet, Zugriff auf die Vereinsdaten hat nur der Verein selbst. Das ist allein dem geschlossenen Benutzerkreis des jeweiligen Vereins vorbehalten.

Einen weiteren Vorteil in der DFBnet-Vereinsverwaltung sieht der Langener Joachim Uhl in der besseren Mitgliederbetreuung. »Die ist gerade heute besonders wichtig. Es gab schon Austritte, weil Jubiläen langjähriger Mitglieder vergessen wurden.« Die DFBnet-Vereinsverwaltung bietet die Möglichkeit, die Mitgliederdaten nach unterschiedlichen Gesichtspunkten zu sortieren – etwa für Statistiken – oder eben Listen mit Geburtstagen und Vereinsjubiläen zu erstellen. Zudem können Vorstandsmitglieder die Software auch als Kommunikationsplattform nutzen, Nachrichten hinterlassen oder sich gegenseitig zuschicken. Über einen Terminkalender können alle immer über sämtliche Turniere, Veranstaltungen und Events ihres Vereins auf dem Laufenden gehalten werden.

Mehrspartenfähige Mitglieder- und Beitragsverwaltung
Joachim Uhl aus Langen hat vor, die DFBnet-Vereinsverwaltung nicht nur für seine Fußball-Abteilung zu nutzen, sondern will auch den Hauptvorstand davon überzeugen, sie für die Organisation des gesamten Vereins einzusetzen, der von Boule bis Volleyball 18 Abteilungen hat. »Wir suchen schon seit langem nach einem geeigneten Programm, haben aber bislang nichts gefunden, das unseren Ansprüchen genügt.« Die DFBnet-Vereinsverwaltung ermöglicht die Zuordnung der Mitglieder zu verschiedenen Abteilungen mit verschiedenen Beiträgen. Der Vorteil zur heute vielerorts üblichen Praxis, dass Mitglieder, die in mehreren Abteilungen eines Vereins aktiv sind, auch auf entsprechend vielen Listen geführt werden: In der DFBnet-Vereinsverwaltung wird jedes Mitglied nur einmal geführt und einer oder mehreren Abteilungen zugeordnet, denen es angehört. Eine aufwändige Information der einzelnen Abteilungen entfällt, da die Vorstände direkten Zugriff auf die Daten haben. Um verschiedene Kompetenzen zu berücksichtigen, lassen sich die Nutzungsrechte auch individuell gestalten, so dass Funktionäre oder auch Mitglieder die Daten beispielsweise nur lesen, aber nicht ändern oder gar löschen können.

Auch die Beiträge werden mit der DFBnet-Vereinsverwaltung zentral verwaltet und können über den Datenexport für den Bankeinzug (DTA) erhoben werden. Offene Posten und Beiträge sind per Mausklick auf einen Blick erkennbar. Um den Vereinen den Übergang zu erleichtern und aufwändiges Eingeben der Daten eines jeden Mitglieds von Hand zu ersparen, hat die DFBnet-Vereinsverwaltung eine Schnittstelle, über die Daten relativ unproblematisch aus dem alten System ins neue übernommen werden können.

Nutzung, Kosten und Unterstützung
Die Gutscheine für die DFBnet-Vereinsverwaltung sind bis zum 31.Dezember 2008 gültig. Wer das Angebot nutzen möchte, kann im Internet unter www.dfbnet.org/verein/registrierung seinen Gutschein-Code eingeben und dann ab dem Zeitpunkt der Registrierung das Programm zwei Jahre kostenlos nutzen, längstens also bis 31. Dezember 2010. Anschließend fallen Kosten von 99 Euro jährlich an. Vereine, die ihren Gutschein nicht mehr finden, können sich direkt an DFB Medien, an die unten genannte E-Mail-Adresse wenden.

Zur Unterstützung stehen in den Landesverbänden geschulte Mitarbeiter zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt DFB Medien diese Informationsarbeit der Landesverbände: Im Internet ist eine Info-Seite unter www.dfbnet.org/verein eingerichtet.

Darüber hinaus können E-Mail-Anfragen an vereinsverwaltung@dfbnet.org gestellt werden. Eine Telefon-Hotline ist unter 0180 5 – 040077 eingerichtet. DFB-Präsident Zwanziger: »Ich kann Ihnen nur empfehlen: Gehen Sie mit der Zeit und nutzen Sie unser Angebot.«

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